Sangatta. Meski ditengah keterbatasan anggaran, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kabupaten Kutai Timur (Kutim) nampaknya terus memaksimalkan perannya, sebagai salah satu Organisasi Perangkat Daerah pengelola arsip di Lingkungan Pemkab Kutim.
Hal itu terlihat dari beberapa Langkah yang sedang dikerjakan antara lain adalah menyiapkan sistim klasifikasi dan keamanan arsip dinamis (SKKAD), serta Jadwal retensi arsip (JRA). Sebab Dinas Perpustakaan telah mendapat rekomendasi dari Badan Arsip Nasional untuk melakjukan JRA. Demikian dikatakan MR Andjar Rahmawati, Arsiparis Madya, Dispusip Kutim.
“Kita sudah mendapat rekomendasi dari Badan Perputkaan Nasional, untuk melakukan SKKAD dan JRA. Sekarang, tinggal beberapa dinas saja yang belum kita masukkan daftar JRA. Setelah itu, kami masukkan ke bagian hukum” kata MR Andjar Rahmawati saat ditemui sejumlah awak media
Dijelaskan, dalam penanganan arsip, Dinas perpustakaan dan kearsipan tidak sendiian. Sebab Pejabat pengelola Informasi Daerah (PPID) adalah Dinas Kominfo. Mereka yang berhak menyatakan satu dokumen merupakan domumen publik, dokumen terbatas atau dokumen rahasia.
“Kalau dokumen terbuka untuk publik, semua bisa akses. Kalau dokumen terbatas, maka hanya pejabat eselon II yang dapat diberikan izin untuk membuka. Bahkan Bawasda pun hanya mengakses dokumen tersebut secara terbatas. Sementara dokumen rahasia, yang menyangkut kemananan, tidak bisa dikases, kecuali yang berhak, yang mendapat iizin dari Kominfo. Ini juga sesuai dengan UU keterbukaan publik. Dinas diatur mana dokumen yang bisa diakses, mana yang tidak,” jelasnya.
Karena itu, dalam penanganan arsip, kini Kutim sudah sampai pada jadwal retensi arsip (JRA). Dimana JRA ini berisi daftar arsip falisitatif, dan Subtantif. Subtantif itu menyangkut arsip terkait dengan tupoksi OPD, sedangkan arsip fasilitatif itu merupakan arsip pendukung OPD.
“Jadi di Kutim ini sudah ada JRA namun masih ada beberapa OPD yang akan ditambahkan ke sana. Jadi tinggal sedikit lagi, selesai. JRA kita sudah ada persetujuan dari Badan Arsip nasional, tinggal dimasukkan ke Bagian Hukum untuk mendapat persetujuan pemerintah,”Terangnya
Lebih Lenjut, dalam JRA ini, ada daftar menyangkut arsif, umur arsif sebagai arsip aktif, untuk menjadi arsip in aktif. “Setelah Tidak aktif, maka arsip ini akan menjadi arsip permanen, yang akan kami masukkan ke dalam depo arsip,” jelasnya. (ADV)
